یکی از نکات مهم در برنامه ریزی برای یک پروژه این است که هیچگاه نباید به بخت و اقبال دل بست. امیدواری یک استراتژی محسوب نمی شود. سخنان ناپلئون را در خاطر داشته باشید، زمانی که از او پرسیده شد که آیا به شانس و اقبال اعتقاد دارد یا خیر او گفت "بله من به شانس اعتقاد دارم. من به بدشانسی اعتقاد دارم. من به آن اعتقاد دارم چون همیشه آن را خواهم داشت، بنابراین بر اساس آن برنامه ریزی می کنم".
چهار مشکل مهم و اساسی در مدیریت پروژه وجود دارد که هرکدام از این مشکلات با فکر کردن دقیق قبل از شروع هر پروژه جدید قابل اجتناب خواهد بود.
در نظر نگرفتن زمان کافی
مشکل اول این است که برای یک کار با چندین وظیفه مختلف، زمان کافی برای تکمیل در نظر گرفته نشود. این مشکل عامل اصلی شکست یک پروژه محسوب می شود و باعث خارج شدن مشاغل افراد از مسیر اصلی و نابودی آن می شود. این افراد امیدوار هستند و به بخت و اقبال تکیه کرده اند و زمان کافی برای اتمام هر کدام از مراحل پروژه در نظر نگرفته اند. این اشتباه به شکست پروژه منجر خواهد شد.
همه چیز را عالی تلقی کردن
مشکل دوم این است که فرض کنیم همه چیز به صورت بی عیب و نقص تعبیه شده است. الکس مکنزی می گوید "پیش فرض های نادرست سرچشمه هر شکستی است". هیچگاه فرض نکنید که همه چیز را به درستی و بدون عیب و نقص تعبیه کرده اید. فرض کنید که شما مشکل خواهید داشت در نتیجه منابع و زمان کافی برای خودتان در نظر بگیرید تا بتوانید مشکلات را حل کنید و پروژه را طبق زمان بندی پیش ببرید.
عجله کردن در انتهای پروژه
مشکل سوم در مدیریت پروژه این است که تیم پروژه در زمانی که پروژه در حال اتمام است برای پایان دادن به آن عجله و شتاب کنند. زمانی که شما برای پایان دادن پروژه شتاب می کنید، چون وقت و پول شما تمام شده است، شما همواره اشتباهاتی انجام می دهید و کار را با کیفیت پایین انجام می دهید که شما را مجبور می کند برای تصحیح آن برگردید. عملا پایان دادن صحیح پروژه اگر کار را آهسته و پیوسته انجام دهید و انجام صحیح کار را اولویت قرار دهید زمان کمتری از شما می گیرد.
سعی در با هم انجام دادن کارها
مشکل چهارم در مدیریت پروژه سعی در انجام چند کار با یکدیگر و اتمام نامناسب این کارها است. وقتی شما کارهای زیادی را همزمان انجام می دهید یا خودتان را درگیر مسئولیت های زیادی می کنید یا مسئولیت های زیادی را را بر دوش دیگر افراد می گذارید. در هر دو مورد، قسمت های مختلف پروژه دچار نقص می شود و برخی اوقات ممکن است تمام تلاش های شما از بین برود. در یک زمان فقط یک کار انجام دهید و سعی کنید هر کدام از این کارها را قبل از رفتن به مرحله بعدی به خوبی به اتمام برسانید.
چگونه می توان از این مشکلات اجتناب کرد؟
پروژه تان را به صورت بصری طراحی کنید
یکی از متدهای بسیار قدرتمند در طراحی و مدیریت پروژه، متدی با نام " استوری بورد " است. این متد در اصل توسط کمپانی والت دیزنی و برای طرح ریزی فیلم ها و کارتون ها توسعه داده شد و سرانجام بعدها در تجارت مورد استفاده قرار گرفت. شما روی یک "استوری بورد" تصویری بصری از پروژه تان ایجاد می کنید و آن را روی دیوار نصب می کنید، بنابراین همه می توانند آن را ببینند و در موردش اظهارنظر کنند. کار را با تهیه یک تخته چوب پنبه ای آغاز کنید، سپس یک جعبه پونز یا سوزن و تعدادی کارت شاخص سه در پنج و پنج در هشت تهیه کنید. چند ماژیک مختلف در رنگ های مختلف نیاز دارید با تهیه آن ها شما دیگر آماده شروع کار هستید.
در بالا و وسط "استوری بورد" قسمت های اصلی از برنامه پروژه را به وسیله ماژیک رنگی و بر روی کارت های پنج در هشت بنویسید. این قسمت شباهت زیادی به عناوین فصول در کتاب ها دارد که به آن "هدر" گفته می شود. شما ممکن است سه تا ده "هدر" متمایز به عنوان قسمت های اصلی پروژه داشته باشید.
زیر هر کدام از "هدر" ها کارت های سه در پنج قرار می گیرند.شما بر روی هر کدام از این کارت ها باید یک مرحله خاص از کار که برای پایان پروژه لازم است را بنویسید.
زمانی که تمام کارهای بالا را انجام دادید، شما یک تمثال بصری از تمام پروژه تان خواهید داشت. این نمایش بصری به شما نشان می دهد که چه کاری باید انجام دهید و چه چیزی را باید سفارش دهید. شما همچنین می توانید نام کسی که مسئول هر کدام از کارها است را روی کارت ها بنویسید. با طرح بندی ذکر شده شما می توانید "هدرها" و شرح وظایف را تغییر دهید، شما همچنین می توانید شیوه و زمان بندی آن ها را نیز تغییر دهید. این روش به شما این امکان را می دهد که افراد مسئول و فرصت انجام هر کدام از کارها را تغییر دهید.
شما می توانید از یک ورقه کاغذ برای اجرای متد بالا استفاده کنید. شما می توانید با کشیدن یک سری باکس بزرگ به عنوان "هیدر" در بالا و نوشتن وظایف مربوط به هر یک از آن ها در باکس های کوچک زیرشان این متد را اجرا کنید.
هرچه می توانید پروژه وطرح پروژه را بصری تر کنید تا اینکه دیدن روابط بین وظایف مختلف برای شما آسان تر شود. شما می توانید با این روش هر اندازه که تغییر نیاز باشد برای اطمینان از اتمام به موقع پروژه روی آن انجام دهید.
منبع: سایت آموزش بازاریابی