جلسات کاری، سومین عامل اصلی اتلاف وقت در دنیای کار هستند. %50 زمان کاری صرف این جلسات می شود، چه جلسات گروهی باشند و چه دو نفره. در ارزیابی سودمندی هر یک از این دو نوع جلسات، مشخص می شود که حداقل %50 از این زمان بدون هیچ نتیجه ای اتلاف می شود. این بدین معناست که %25 زمان کاری در یکی از این دو نوع جلسات به هدر می رود.

با وجود این، جلسات کاری چیز بی فایده ای نیستند. در کسب کار، این جلسات برای تبادل اطلاعات، حل مشکلات و بررسی چگونگی پیشرفت کاری، ضروری به نظر می رسند اما باید مدیریت شوند و طوری مورد استفاده قرار بگیرند که سودمند و نتیجه بخش باشند.

با استفاد از هفت روش زیر می توانید کارایی این جلسات را بالا ببرید و نتایج حاصل از برگزاری آنها را بهبود ببخشید.

1. آیا چنین جلساتی ضروری هستند؟

در بازنگری مشخص می شود که بسیاری از این جلسات غیر ضروری هستند. به جز برگزاری جلسه، راههای دیگری نیز وجود دارد که شما چه جلسه ای برگزار کنید و چه نکنید، بتوانید به یک نتیجه واحد دست پیدا کنید. می توانید بدون داشتن جلسه، با انتشار یک یادداشت در شرکت به نتیجه مورد نظرتان برسید. می توانید کنفرانس تلفنی داشته باشید و یا می توانید با هر یک از افراد به طور جداگانه صحبت کنید حتی می توانید بحث در مورد مسئله ای را به جلسه و یا به زمان دیگری موکول نمایید.

اگر جلسه ای ضروری نیست، در صورت امکان از برگزاری آن اجتناب کنید. اگر جلسه ای ضروری است آن وقت از خودتان بپرسید " آیا حضور من در جلسه ضروری است؟ " اگر حضورتان در جلسه ضروری نیست در آن شرکت نکنید. اگر حضور فرد دیگری در جلسه ضروری نیست، اطمینان حاصل نمایید که آن فرد می داند که مجبور نیست در جلسه شرکت داشته باشد.

2. یک دستور جلسه بنویسید

اگر به این نتیجه رسیدید که برگزاری جلسه ضروری است، برای آن هدف مشخصی داشته باشید و دستور جلسه ای برای آن بنویسید. ابزار فوق العاده ای که برای مدیریت زمان در دستان شما قرار دارد این است که در یک پاراگراف هدف از تشکیل آن جلسه را بنویسید. با این جمله شروع کنید: " ما این جلسه را برای رسیدن به این هدف خاص برگزار می کنیم" سپس اهداف جلسه را بنویسید. این یک روش بسیار خوب برای نظم بخشیدن به کارهایتان می باشد.

دستور کار و یا فهرستی از تمام موضوعاتی که باید در جلسه به آنها پرداخته شود، تهیه نمایید. در کنار هر موضوع نام فردی را که باید در مورد آن موضوع خاص صحبت کند، یادداشت کنید. حداقل 24ساعت قبل از تشکیل جلسه، دستور کاری را که تهیه کرده اید بین کارکنان توزیع نمایید تا اینکه هر فردی مطلع باشد که از او چه انتظاری می رود. شما می خواهید که همه مطلع باشند که هدف از تشکیل جلسه چیست و چه موضوعاتی مورد بحث و گفتگو قرار خواهند گرفت. این روش در جلسات دونفره با رئیس شرکت، در جلسات با کارکنان زیردست، با مشتریان، با تامین کننده گان و هرکس دیگری می تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

3. جلسه را درست در زمان تعیین شده آغاز و تمام کنید

برای آغاز و پایان جلسه زمان مشخصی را تعیین نمایید. اگر قرار است که جلسه از ساعت 8 تا 9 برگزار شود آن را درست سر ساعت 8 آغاز کرده و سر ساعت 9 به اتمام برسانید. بدترین نوع جلسات، آنهایی هستند که سر ساعت مشخصی آغاز می شوند اما زمان پایان مشخصی ندارند.

قانون دیگری وجود داردکه می گوید: منتظر کسی که تاخیر دارد، نمانید. فرض کنید آن کسی که تاخیر دارد، اصلا به جلسه نخواهد آمد و سر ساعت مقرر جلسه را آغاز کنید. غیر منصفانه است که افرادی را که به موقع در جلسه حضور یافته اند با منتظر نگه داشتن برای رسیدن کسی که تاخیر دارد و اصلا مشخص نیست که به جلسه برسد یا خیر، جریمه کنید. بسیاری از شرکت ها چنین رویه ای را دارند که جلسه سر ساعت مقرر شروع می شود و در سالن از داخل قفل می گردد بدین ترتیب کسانی که دیر به جلسه می رسند اجازه ورود به جلسه را پیدا نمی کنند. با این روش شما مطمئن می شوید که آنها دفعه بعد دیر به جلسه نخواهند رسید.

4. نخست به موضوعات مهم بپردازید

وقتی برای جلسه تان، دستور کار می نویسید، قانون 20/80 را به کار ببرید. دستور جلسه را طوری برنامه ریزی کنید که موضوعات اصلی که %20 از دستور کار شما را تشکیل می دهند، اول مورد بحث و بررسی قرار بگیرند. بدین ترتیب اگر وقت جلسه به اتمام برسد شما موضوعاتی را که %80 از اهمیت جلسه تان به آنها بستگی دارد، قبل از اتمام وقت مورد بحث وبررسی قرار داده اید.

5. خلاصه ای از نتیجه هر بحث تهیه نمایید

وقتی هر موضوعی را که در دستور کارتان مشخص نموده اید، مورد بحث و بررسی قرار دادید، از نتیجه بحث خلاصه ای تهیه کنید و سپس بحث و گفتگو را تمام کنید. قبل از این که به موضوع بعدی بپردازید، در مورد موضوع قبل به یک توافق نهایی برسید. قبل از ادامه کار، بازگو کنید که در هر موضوع چه تصمیمی گرفته شده و چه توافقی حاصل گردیده است.

6. به هر کس مسئولیت خاصی را محول کنید  

اگر تصمیماتی اتخاذ شده، برای انجام هر یک از آنها به هر فرد مسئولیتی را محول نمایید و برای انجام آن کار مهلت تعیین کنید. به خاطر داشته باشید که بدون تعیین مسئولیت برای هر فرد و تعیین مهلت برای انجام آن کار، بحث و بررسی و رسیدن به توافق، صرفا یک گفتگوی عادی خواهد بود و هیچ نتیجه ای دربر نخواهد داشت.

7. نتیجه بحث و بررسی هایتان را صورت جلسه کرده و بین کارکنان پخش کنید

راهی که می توانید ثمربخشی جلسات تان را به بیشترین حد خود برسانید این است که صورت جلسه ای از موضوعات بحث شده، تهیه نمایید سپس ظرف 24 ساعت آن را بین کارکنان پخش کنید. فردی که یادداشت های دقیقی از جلسه تهیه می کند یک هفته و یا یک ماه بعد می تواند تا حد زیادی سوء تفاهم های احتمالی را برطرف کند. دستور جلسه ای که از قبل تهیه شده و صورت جلسه ای که ظرف مدت کوتاهی بعد از تشکیل جلسه انتشار پیدا می کند، به شما این اطمینان را می دهد که همه کارکنان از مسئولیت های محول شده به خودشان و موعد مقرر آنها مطلع هستند.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.

از قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید

ذهن شما، توانایی شما در فکر کردن، برنامه ریزی و تصمیم گیری، مهمترین ابزار شما برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها و افزایش بهره وری شماست. توانایی شما در تعیین اهداف، برنامه ریزی و عملیاتی کردن آن هاست که مسیر زندگی شما را مشخص می کند. بسیاری از فعالیت های فکری و برنامه ریزی شما قدرت های ذهنی تان را آزاد خواهد کرد، این اعمال مانند یک چاشنی برای قوه خلاقیت شما و افزایش دهنده انرژی ذهنی و فیزیکی شما عمل می کنند.

توانایی برنامه ریزی شما قبل از شروع هر کاری در حقیقت معیاری برای میزان جدیت شماست. مساله مهم تر این است که برنامه شما باعث آسان تر شدن مبارزه تان برای به تعویق نیانداختن کارها می شود، پس همین الان این کار را شروع کنید و آن را ادامه دهید.

هر دقیقه ای که شما برای برنامه ریزی صرف می کنید چند دقیقه در کارتان برای شما صرفه جویی خواهد کرد. برنامه ریزی برای روزتان چیزی در حدود ده یا دوازده دقیقه زمان خواهد برد اما همین سرمایه گذاری اندک، حداقل دو ساعت(100 الی 120 دقیقه) از اتلاف وقت و تلاش های پراکنده شما را ذخیره خواهد کرد.

وقتی این موضوع که یک برنامه ریزی مفید چگونه می تواند باعث افزایش بهروه وری و کارایی شما شود را در نظر می گیریم قطعا این مساله که عده کمی از افراد این مساله را هر روز انجام می دهند برای ما عجیب خواهد بود. باید این مساله را در نظر گرفت برنامه ریزی کار کاملا ساده ای نیز می باشد، تمام چیزی که شما بدان نیاز دارید یک تکه کاغذ و یک مداد است. بسیاری از برنامه های کامپیوتری پیچیده و ... بر اصل مشابه با برنامه ریزی بنا شده اند و این اصل چیزی نیست جز این که قبل شروع، لیستی از هر آن چه لازم است انجام شود تهیه کنید.

تهیه لیست را به یک عادت برای خود تهیه کنید

همیشه از روی لیست کار کنید و هرگاه که فعالیت جدید اضافه می شود حتما آن را به لیست اضافه کنید قبل از آن که اقدام به انجام ان بکنید. شما می توانید از روز اولی که مشغول به انجام کارها از لیست شدید چیزی در حدود بیست و پنج درصد بهره وری و خروج کارتان را افزایش دهید.

شب قبل و در پایان یک روز کاری لیست خود را بررسی و تنظیم کنید. هر آن چه که موفق به انجام آن نشدید را به برنامه روز بعد انتقال دهید و سپس کارهایی که روز بعد باید انجام دهید در لیست قرار دهید. وقتی شما عصر یا شب روز قبل به تنظیم لیست کارها اقدام می کنید، قسمت ناخودآگاه ذهن شما تمام شب که شما در خواب هستید روی این برنامه ها کار می کند. در نتیجه وقتی از خواب بیدار می شوید ذهن شما برای تان ایده های بزرگ و دید مناسبی برای این که چگونه کارها را سریع تر و بهتر انجام دهید، خواهد داشت.

هر چه شما زمان بیشتری برای تهیه یک لیست مفید از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید، میزان تاثیر آن را در کارهایتان خواهید دید.

انواع لیست ها

لیست های مختلفی بسته به نوع هدفی که به دنبال آن هستید وجود دارد. در ابتدا شما باید یک لیست اصلی (master list) تهیه کنید که در آن تمام چیزهایی که فکر می کنید زمانی در آینده باید آن ها را انجام دهید را لیست کنید. در حقیقت اینجاست که باید هر ایده ای در مورد وظایف و تکالیفی که باید انجام دهید به ذهن تان می آید را تعیین کنید. بعد از مرحله است که شما می توانید آیتم ها را طبقه بندی کنید.

نوع دوم از لیست، لیست ماهانه می باشد که شما برای ماه پیش روی تان باید تنظیم نمایید. این لیست ممکن است شامل آیتم هایی باشد که از لیست اصلی انتقال داده شده است.

نوع سومی از لیست وجود دارد که بدان لیست هفتگی گفته می شود که در آن شما کل هفته تان را برنامه ریزی می کنید. این لیست شامل کارهایی که در هفته پیش روی باید انجام دهید، می شود.

در آخر باید آیتم ها را از لیست های ماهانه و هفتگی باید به لیست روزانه مان انتقال دهیم. این لیست شامل وظایفی است که باید در طول روز به انجام برسانید.

وقتی کاری که در لیست تان است را انجام می دهید جلوی آن یک تیک برای به انجام رساندن آن بزنید. این کار باعث می شود یک دید کلی در مورد تکمیل کارهای خود داشته باشید. این کار باعث ایجاد نوعی حس موفقیت و حرکت رو به جلو در شما خواهد شد. با این کار شما خود را در حال پیشرفت در انجام کارهای لیست تان خواهید دید که این مساله باعث نوعی حس محرک برای انجام ادامه وظایف تان می شود. با این کار حس اعتماد به نفس در شما تقویت می شود. پیشرفت های قابل مشاهده و پایدار شما به سمت جلو به شما برای غلبه بر تعلل در کارها کمک شایانی خواهد کرد.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.

تعاملات شما با دیگران وقت زیادی از شما می گیرد. شما می توانید این هدر رفت زمان را با یادگیری استراتژی های مدیریت زمانی که برای شما تعاملات سازنده را ایجاد می کند، از بین ببرید. شما می توانید کارایی تان را با بهبود کیفیت ارتباطات خود به حداکثر برسانید.

نداشتن یک ارتباط شفاف نوعی هدر دادن زمان است

یکی از اصلی ترین مواردی که باعث هدر رفتن زمان می شود مساله نبود یک ارتباط شفاف و واضح بین افراد در مورد وظایف، اهداف و نقش هاست. مردم نمی دانند از آن ها انتظار می رود چه کاری انجام بدهند، چگونه آن را انجام دهند و با چه میزان این کار را باید انجام دهند.

نداشتن ارتباط شفاف عموما منجر به ناکارآمدی، عصبانیت، ناخوشنودی و سرخوردگی می شود. معمولا به زمان زیادی برای واضح کردن موضوع و رفع مشکل پیش آمده ناشی از این سوءتفاهم نیاز است تا بتوان وضعیت را به حالت عادی خود برگرداند.

شاید چیزی در حدود هضتاد و چنج درصد از شادی ها و ناراحتی های شما در زندگی به نوعی با مردم مرتبط باشد. مساله عدم درک درست از یک ارتباط و شفاف نبودن آن باعث یک هدر رفت بزرگ در زمان شما می شود، همچنین به میزان قابل توجهی کارآمدی شما را تحت تاثیر قرار می دهد. در پایان ذکر این نکته لازم است که تمام این مشکلات با یک مدیریت زمان مناسب قابل حل است.

واضح نبودن اولویت ها و سطح کارایی

نداشتن درک درست از اولویت ها اغلب کار شما را به کاری اشتباه، در زمان اشتباه و کاری با دلیل نادرست تبدیل می کند. گاهی این مساله می تواند به سطح اشتباهی از کیفیت منجر شود و یا اینکه شاید مشکل این باشد که شما در حال کارکردن برای فرد اشتباهی هستید.

یک عامل بسیار مهم برای انگیزه بالا در کار که باعث افزایش کارایی می شود مساله " دانستن دقیق آنچه که از ما انتظار می رود" است. به بیان دیگر اصلی ترین شکایت و عامل کاهش انگیزه کارکنان همین "ندانستن چیزی که از آن ها انتظار می رود" است.

به منظور از بین بردن اتلاف زمان و افزایش کارایی، شما نیاز دارید که کارتان و آنچه انتظار می رود انجام دهید را به روشنی درک کرده باشید. شما نیاز دارید نسبت به نتایج لازم و استانداردهای اجرایی به صورت روشنی و شفافی توجیح باشید. باید نسبت به ضرب العجل ها و زمان بندی ها کاملا  اشراف داشته باشید. شما حتما باید به روشنی از پاداش ها برای انجام خوب یک کار و یا عواقب درست انجام ندادن آن آگاهی داشته باشید. در پایان یادآور می شویم اگر قصدتان برای مدیریت زمان جدی است، شفافیت و روشنی همان چیزی است که می خواهید.

واگذاری وظایف به صورت نادرست و مدیریت ضعیف زمان

واگذار کردن نادرست کار به دیگران یا از سمت آن ها به شما، یکی از عوامل به وجود آمدن مشکلات و نا امیدی بین کارمند و مدیر می باشد. این کار یکی از اصلی ترین عوامل هدر رفتن زمان می باشد اما یک تکنیک موثر مدیریت زمان برای آن وجود دارد.

یکی از بخش های مهم رسیدن به موفقیت در زندگی این است که بهترین تصور را از نیات و خواست هرکس داشته باشیم. شما نیز حتما فکر کرده اید که هر فردی می تواند کاری را که به خوبی انجام دهد که به آن نگاه خوبی دارد و فکر می کند باید انجام دهد. واگذاری وظایف به صورت ضعیف یکی از مهمترین عوامل کارایی پایین افراد با استعداد می باشد و باعث انجام کار اشتباه توسط آن ها می شود. تمام این مسائل باعث می شود که فرد احساس بی فایده بودن و ناخشنودی نماید.

نامشخص بودن اختیارات و سلسه مراتب

یکی دیگر از مواردی که باعث اتلاف زمان می شود مشخص نبودن اختیارات و مسئولیت هاست. در این حالت افراد نمی دانند که چه کاری باید انجام دهند، چه زمان این کار تمام خواهد شد و سطح استاندارد کیفیت برای انجام آن کار چقدر است. این مساله که باید به چه کسی گزارش دهند آن ها را گیج می کند، از خود می پرسند چه کسی مسئول است؟ چه کسی رئیس است؟

اطلاعات ناکافی

یکی از مهمترین دلایل اتلاف زمان در کسب و کار، اطلاعات ناکافی است. این اطلاعات ناقص منجر به فرضیات و نتیجه گیری های نادرست خواهد شد که قطعا باعث کاهش کارایی فرد می شود. شاید کمی به نظرتان عجیب باشد که چطور برخی از مردم بر اساس این اطلاعات نادرست، فرضیات و نتیجه گیری های نادرستی می کنند.

یک سرپرست ماهر زمان کافی برای طرح کردن سوالات خود در نظر می گیرد، او به دقت به پاسخ های گرفته شده گوش فرا می دهد و پس از آن تصمیم گیری می کند. اگر اطلاعات بدست آمده دارای نقاطی مشکوک باشند این افراد سعی می کنند با بررسی دقیق تر اطلاعات از صحت آن ها اطمینان حاصل کنند.

جلسات بی هدف و مکرر

بسیاری از جلسات، یا جلسات بی هدف عموما بدون دستور جلسه، جهت و نتیجه خاصی به پایان می رسند که این مساله خود وقت زیادی از افراد تلف می کند. این گونه جلسات عموما بدون نتیجه شروع و به پایان می رسند. در این جلسات هیچ مشکلی حل نمی شود و هیچ تصمیم مفیدی گرفته نمی شود. عموما در این جلسات هیچ مسئولیتی به کسی داده نمی شود و برای کاری زمان بندی عملی در نظر گرفته نمی شود. این جلسات قاتل زمان هستند و هیچ سودی برای شما نخواهند داشت پس تا آنجایی که می توانید از آن ها پرهیز نمایید.

عدم شفافیت در مورد شغل

فقدان اطلاعات یا شفاف نبودن ارتباطات در مورد مسائل مهم و تاثیرگذار بر کار فرد، توانایی زیادی برای هدر دادن زمان دارد. در بررسی انجام شده بر روی انگیزش کارکنان و میزان بهره وری، بهترین شرکت به عنوان مکان هایی تعریف شد که فرد در آن ها احساس کند که به عنوان یک مهره درونی و آگاه نسبت به آن چه در مجموعه می گذرد، در آن شرکت کار می کند. بدترین مکان ها برای کار نیز جاهایی توصیف شد که فرد در آن از آنچه در آنجا می گذرد اطمینان نداشت. در این شرایط، افراد در مورد مسئولیت هایشان اطمینان ندارند، در مورد کارشان به یقین نرسیده اند و در مورد هر عامل ریسکی بسیار محتاط هستند. وقتی فرد نداند چه چیزی در حال جریان است دور از انتظار نخواهد بود که شاهد کاهش انگیزه و عملکرد باشیم.

افراد باید هر آنچه که در شرکت شان می گذرد و با کاری که انجام می دهند در ارتباط است را بدانند. شرکت های موفق و پیشرو، جو باز و صادقانه ای با کارمندان خود دارند و این مساله باعث ارتقای سلامت شرکت ها خواهد شد.

کارمندان باید بدانند که چه چیزی در حال وقوع است تا بتوانند تصویری از آنچه که باید باشند و انجام دهند را برای خود ترسیم کنند. وقتی کارمندان در توجیه نشده باشند شاهد میزان زیادی از اتلاف زمان مرتبط با بحث ها، تصمیمات و شایعات خواهیم بود که در نهایت همه این مسائل موجب کاهش میزان کارایی آن ها خواهد شد.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.