از قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید
ذهن شما، توانایی شما در فکر کردن، برنامه ریزی و تصمیم گیری، مهمترین ابزار شما برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها و افزایش بهره وری شماست. توانایی شما در تعیین اهداف، برنامه ریزی و عملیاتی کردن آن هاست که مسیر زندگی شما را مشخص می کند. بسیاری از فعالیت های فکری و برنامه ریزی شما قدرت های ذهنی تان را آزاد خواهد کرد، این اعمال مانند یک چاشنی برای قوه خلاقیت شما و افزایش دهنده انرژی ذهنی و فیزیکی شما عمل می کنند.
توانایی برنامه ریزی شما قبل از شروع هر کاری در حقیقت معیاری برای میزان جدیت شماست. مساله مهم تر این است که برنامه شما باعث آسان تر شدن مبارزه تان برای به تعویق نیانداختن کارها می شود، پس همین الان این کار را شروع کنید و آن را ادامه دهید.
یکی از اهداف مهم شما در کار این است که بتوانید بیشترین بازگشت را سرمایه گذاری ذهنی، هیجانی و فیزیکی تان داشته باشید. خبر خوبی که برای شما داریم این است که هر دقیقه ای که شما برای برنامه ریزی صرف می کنید چند دقیقه در کارتان برای شما صرفه جویی خواهد کرد. برنامه ریزی برای روزتان چیزی در حدود ده یا دوازده دقیقه زمان خواهد برد اما همین سرمایه گذاری اندک، حداقل دو ساعت(100 الی 120 دقیقه) از اتلاف وقت و تلاش های پراکنده شما را ذخیره خواهد کرد.
وقتی این موضوع که یک برنامه ریزی مفید چگونه می تواند باعث افزایش بهروه وری و کارایی شما شود را در نظر می گیریم قطعا این مساله که عده کمی از افراد این مساله را هر روز انجام می دهند برای ما عجیب خواهد بود. باید این مساله را در نظر گرفت برنامه ریزی کار کاملا ساده ای نیز می باشد، تمام چیزی که شما بدان نیاز دارید یک تکه کاغذ و یک مداد است. بسیاری از برنامه های کامپیوتری پیچیده و ... بر اصل مشابه با برنامه ریزی بنا شده اند و این اصل چیزی نیست جز این که قبل شروع، لیستی از هر آن چه لازم است انجام شود تهیه کنید.
تهیه لیست را به یک عادت برای خود تهیه کنید
همیشه از روی لیست کار کنید و هرگاه که فعالیت جدید اضافه می شود حتما آن را به لیست اضافه کنید قبل از آن که اقدام به انجام ان بکنید. شما می توانید از روز اولی که مشغول به انجام کارها از لیست شدید چیزی در حدود بیست و پنج درصد بهره وری و خروج کارتان را افزایش دهید.
شب قبل و در پایان یک روز کاری لیست خود را بررسی و تنظیم کنید. هر آن چه که موفق به انجام آن نشدید را به برنامه روز بعد انتقال دهید و سپس کارهایی که روز بعد باید انجام دهید در لیست قرار دهید. وقتی شما عصر یا شب روز قبل به تنظیم لیست کارها اقدام می کنید، قسمت ناخودآگاه ذهن شما تمام شب که شما در خواب هستید روی این برنامه ها کار می کند. در نتیجه وقتی از خواب بیدار می شوید ذهن شما برای تان ایده های بزرگ و دید مناسبی برای این که چگونه کارها را سریع تر و بهتر انجام دهید، خواهد داشت.
هر چه شما زمان بیشتری برای تهیه یک لیست مفید از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید، میزان تاثیر آن را در کارهایتان خواهید دید.
انواع لیست ها
لیست های مختلفی بسته به نوع هدفی که به دنبال آن هستید وجود دارد. در ابتدا شما باید یک لیست اصلی (master list) تهیه کنید که در آن تمام چیزهایی که فکر می کنید زمانی در آینده باید آن ها را انجام دهید را لیست کنید. در حقیقت اینجاست که باید هر ایده ای در مورد وظایف و تکالیفی که باید انجام دهید به ذهن تان می آید را تعیین کنید. بعد از مرحله است که شما می توانید آیتم ها را طبقه بندی کنید.
نوع دوم از لیست، لیست ماهانه می باشد که شما برای ماه پیش روی تان باید تنظیم نمایید. این لیست ممکن است شامل آیتم هایی باشد که از لیست اصلی انتقال داده شده است.
نوع سومی از لیست وجود دارد که بدان لیست هفتگی گفته می شود که در آن شما کل هفته تان را برنامه ریزی می کنید. این لیست شامل کارهایی که در هفته پیش روی باید انجام دهید، می شود.
در آخر باید آیتم ها را از لیست های ماهانه و هفتگی باید به لیست روزانه مان انتقال دهیم. این لیست شامل وظایفی است که باید در طول روز به انجام برسانید.
وقتی کاری که در لیست تان است را انجام می دهید جلوی آن یک تیک برای به انجام رساندن آن بزنید. این کار باعث می شود یک دید کلی در مورد تکمیل کارهای خود داشته باشید. این کار باعث ایجاد نوعی حس موفقیت و حرکت رو به جلو در شما خواهد شد. با این کار شما خود را در حال پیشرفت در انجام کارهای لیست تان خواهید دید که این مساله باعث نوعی حس محرک برای انجام ادامه وظایف تان می شود. با این کار حس اعتماد به نفس در شما تقویت می شود. پیشرفت های قابل مشاهده و پایدار شما به سمت جلو به شما برای غلبه بر تعلل در کارها کمک شایانی خواهد کرد.
