تعاملات شما با دیگران وقت زیادی از شما می گیرد. شما می توانید این هدر رفت زمان را با یادگیری استراتژی های مدیریت زمانی که برای شما تعاملات سازنده را ایجاد می کند، از بین ببرید. شما می توانید کارایی تان را با بهبود کیفیت ارتباطات خود به حداکثر برسانید.

نداشتن یک ارتباط شفاف نوعی هدر دادن زمان است

یکی از اصلی ترین مواردی که باعث هدر رفتن زمان می شود مساله نبود یک ارتباط شفاف و واضح بین افراد در مورد وظایف، اهداف و نقش هاست. مردم نمی دانند از آن ها انتظار می رود چه کاری انجام بدهند، چگونه آن را انجام دهند و با چه میزان این کار را باید انجام دهند.

نداشتن ارتباط شفاف عموما منجر به ناکارآمدی، عصبانیت، ناخوشنودی و سرخوردگی می شود. معمولا به زمان زیادی برای واضح کردن موضوع و رفع مشکل پیش آمده ناشی از این سوءتفاهم نیاز است تا بتوان وضعیت را به حالت عادی خود برگرداند.

شاید چیزی در حدود هضتاد و چنج درصد از شادی ها و ناراحتی های شما در زندگی به نوعی با مردم مرتبط باشد. مساله عدم درک درست از یک ارتباط و شفاف نبودن آن باعث یک هدر رفت بزرگ در زمان شما می شود، همچنین به میزان قابل توجهی کارآمدی شما را تحت تاثیر قرار می دهد. در پایان ذکر این نکته لازم است که تمام این مشکلات با یک مدیریت زمان مناسب قابل حل است.

واضح نبودن اولویت ها و سطح کارایی

نداشتن درک درست از اولویت ها اغلب کار شما را به کاری اشتباه، در زمان اشتباه و کاری با دلیل نادرست تبدیل می کند. گاهی این مساله می تواند به سطح اشتباهی از کیفیت منجر شود و یا اینکه شاید مشکل این باشد که شما در حال کارکردن برای فرد اشتباهی هستید.

یک عامل بسیار مهم برای انگیزه بالا در کار که باعث افزایش کارایی می شود مساله " دانستن دقیق آنچه که از ما انتظار می رود" است. به بیان دیگر اصلی ترین شکایت و عامل کاهش انگیزه کارکنان همین "ندانستن چیزی که از آن ها انتظار می رود" است.

به منظور از بین بردن اتلاف زمان و افزایش کارایی، شما نیاز دارید که کارتان و آنچه انتظار می رود انجام دهید را به روشنی درک کرده باشید. شما نیاز دارید نسبت به نتایج لازم و استانداردهای اجرایی به صورت روشنی و شفافی توجیح باشید. باید نسبت به ضرب العجل ها و زمان بندی ها کاملا  اشراف داشته باشید. شما حتما باید به روشنی از پاداش ها برای انجام خوب یک کار و یا عواقب درست انجام ندادن آن آگاهی داشته باشید. در پایان یادآور می شویم اگر قصدتان برای مدیریت زمان جدی است، شفافیت و روشنی همان چیزی است که می خواهید.

واگذاری وظایف به صورت نادرست و مدیریت ضعیف زمان

واگذار کردن نادرست کار به دیگران یا از سمت آن ها به شما، یکی از عوامل به وجود آمدن مشکلات و نا امیدی بین کارمند و مدیر می باشد. این کار یکی از اصلی ترین عوامل هدر رفتن زمان می باشد اما یک تکنیک موثر مدیریت زمان برای آن وجود دارد.

یکی از بخش های مهم رسیدن به موفقیت در زندگی این است که بهترین تصور را از نیات و خواست هرکس داشته باشیم. شما نیز حتما فکر کرده اید که هر فردی می تواند کاری را که به خوبی انجام دهد که به آن نگاه خوبی دارد و فکر می کند باید انجام دهد. واگذاری وظایف به صورت ضعیف یکی از مهمترین عوامل کارایی پایین افراد با استعداد می باشد و باعث انجام کار اشتباه توسط آن ها می شود. تمام این مسائل باعث می شود که فرد احساس بی فایده بودن و ناخشنودی نماید.

نامشخص بودن اختیارات و سلسه مراتب

یکی دیگر از مواردی که باعث اتلاف زمان می شود مشخص نبودن اختیارات و مسئولیت هاست. در این حالت افراد نمی دانند که چه کاری باید انجام دهند، چه زمان این کار تمام خواهد شد و سطح استاندارد کیفیت برای انجام آن کار چقدر است. این مساله که باید به چه کسی گزارش دهند آن ها را گیج می کند، از خود می پرسند چه کسی مسئول است؟ چه کسی رئیس است؟

اطلاعات ناکافی

یکی از مهمترین دلایل اتلاف زمان در کسب و کار، اطلاعات ناکافی است. این اطلاعات ناقص منجر به فرضیات و نتیجه گیری های نادرست خواهد شد که قطعا باعث کاهش کارایی فرد می شود. شاید کمی به نظرتان عجیب باشد که چطور برخی از مردم بر اساس این اطلاعات نادرست، فرضیات و نتیجه گیری های نادرستی می کنند.

یک سرپرست ماهر زمان کافی برای طرح کردن سوالات خود در نظر می گیرد، او به دقت به پاسخ های گرفته شده گوش فرا می دهد و پس از آن تصمیم گیری می کند. اگر اطلاعات بدست آمده دارای نقاطی مشکوک باشند این افراد سعی می کنند با بررسی دقیق تر اطلاعات از صحت آن ها اطمینان حاصل کنند.

جلسات بی هدف و مکرر

بسیاری از جلسات، یا جلسات بی هدف عموما بدون دستور جلسه، جهت و نتیجه خاصی به پایان می رسند که این مساله خود وقت زیادی از افراد تلف می کند. این گونه جلسات عموما بدون نتیجه شروع و به پایان می رسند. در این جلسات هیچ مشکلی حل نمی شود و هیچ تصمیم مفیدی گرفته نمی شود. عموما در این جلسات هیچ مسئولیتی به کسی داده نمی شود و برای کاری زمان بندی عملی در نظر گرفته نمی شود. این جلسات قاتل زمان هستند و هیچ سودی برای شما نخواهند داشت پس تا آنجایی که می توانید از آن ها پرهیز نمایید.

عدم شفافیت در مورد شغل

فقدان اطلاعات یا شفاف نبودن ارتباطات در مورد مسائل مهم و تاثیرگذار بر کار فرد، توانایی زیادی برای هدر دادن زمان دارد. در بررسی انجام شده بر روی انگیزش کارکنان و میزان بهره وری، بهترین شرکت به عنوان مکان هایی تعریف شد که فرد در آن ها احساس کند که به عنوان یک مهره درونی و آگاه نسبت به آن چه در مجموعه می گذرد، در آن شرکت کار می کند. بدترین مکان ها برای کار نیز جاهایی توصیف شد که فرد در آن از آنچه در آنجا می گذرد اطمینان نداشت. در این شرایط، افراد در مورد مسئولیت هایشان اطمینان ندارند، در مورد کارشان به یقین نرسیده اند و در مورد هر عامل ریسکی بسیار محتاط هستند. وقتی فرد نداند چه چیزی در حال جریان است دور از انتظار نخواهد بود که شاهد کاهش انگیزه و عملکرد باشیم.

افراد باید هر آنچه که در شرکت شان می گذرد و با کاری که انجام می دهند در ارتباط است را بدانند. شرکت های موفق و پیشرو، جو باز و صادقانه ای با کارمندان خود دارند و این مساله باعث ارتقای سلامت شرکت ها خواهد شد.

کارمندان باید بدانند که چه چیزی در حال وقوع است تا بتوانند تصویری از آنچه که باید باشند و انجام دهند را برای خود ترسیم کنند. وقتی کارمندان در توجیه نشده باشند شاهد میزان زیادی از اتلاف زمان مرتبط با بحث ها، تصمیمات و شایعات خواهیم بود که در نهایت همه این مسائل موجب کاهش میزان کارایی آن ها خواهد شد.

همه کارهای ما نوعی ارتباط است و همه سعی داریم تا به طریقی در دیگران نفوذ کنیم. تحقیقات نشان داده 70 تا 75٪ وقت انسان صرف برقراری ارتباط می شود. بهتر و بیشتر حرف زدن ، ملاک ارتباط مؤثر نیست بلکه توجه به حرکات، استفاده از حرکات و گوش دادن فعال، باعث ایجاد ارتباط مؤثر می گردد. مطلبی که در ادامه خواهید خواند مربوط به مقالات آموزش فروش است و 6 تکنیک ارتباط مؤثر در فروش حضوری را با هم بررسی می کنیم.

تکنیک 1- سخنان مشتری را تفسیر کنید

با استفاده از گنجینه لغات خود، استنباط خود را از صحبت های مشتری بیان کنید و از این طریق به او این اطمینان را دهید که خواسته هایش را درست فهمیده اید.

تکنیک 2- سؤال های باز مطرح کنید

برای افراد بسیار مشکل است که مدت زیادی روی سخنان یک نفر تمرکز کنند و از آنجا که گفتگوهای فروش با ارائه حقایق و بیان مشخصات و مزایای محصولات و خدمات همراه است ، طولانی شدن گفتگو باعث منحرف شدن توجه مشتری می گردد. این مشکل را می توان با استفاده از سؤال های مناسب رفع کرد.

تکنیک 3- سکوت طلایی

پس از طرح سوال و گوش دادن به مطالب مشتری که باعث کشف علایق، نیاز ها، خواسته ها و انتظارهای وی می گردد و انطباق نیازها و خواسته ها با خصوصیات و ویژگیهای محصولات خودمان و انعکاس استنباط و احساس خود به طرف مقابل، با متانت و شکیبایی چند لحظه مکث کنید و به مشتری مجال دهید تا فکر کند .                

تکنیک 4– اثر گذاری اولیه

با تحقیقاتی که از مکانهای تجاری به عمل آمده روشن شده است که در سه دقیقه اول ورود مشتری همه مسائل روشن می شود. تصویری که از شما در ذهن مشتری شکل می گیرد در همین سه دقیقه اول است. تجربه های خوب در ذهن مشتری تصویر خوب و تجربه های بد در ذهن او تصویر بدی می سازد. این ذهنیت شکل گرفته را به سختی می توانید تغییر دهید. همچنین تحقیقات نشان داده اند پس از اینکه فرد به یک نتیجه کلی دست می یابد و متوجه می شود کسی یا چیزی را دوست دارد یا نه ، دیگر به راحتی نمی تواند نتیجه گیری خود را عوض کند، از اعتقادهایی که نسبت به آن شخص یا چیز پیدا می کند روی بر نمی گرداند و به اطلاعات جدیدتر توجهی نمی کند، بلکه آنها را طوری تغییر می دهد که تصورات اولیه خود را تأیید کند.

تکنیک 5– قدرت خنده

فروشنده خوب، فروشنده ای است که همیشه لبخندی ملایم اما واقعی بر لب داشته باشد .«فردی که چهره ای شاد و خندان ندارد، نباید مغازه باز کند». هیچ چیز بیشتر از تند خویی، مشتری را فراری نمی دهد.

تکنیک 6 - قدرت دست دادن

سعی کنید در ارتباط های تجاری:

1) به هنگام دست دادن دست ها خشک باشد.

2) در میزان فشار دادن حد اعتدال را فراموش کنید.

3) دست طرف مقابل را حدود 6 ثانیه در دست خود نگه دارید.

4) برای ابراز تسلط از «چنگ مرد بزرگ »استفاده کنید، یعنی دست طرف مقابل را بیش از حد معمول فشار داده و مدت طولانی تری در دست خود نگه دارید.

5) برای ابراز دوستی و همکاری از «چنگ همایشی »استفاده کنید؛ یعنی در فشار دادن اعتدال را رعایت کنید، مدت نگه داشتن کمی طولانی تر باشد، چهره متبسم و آرام، ارتباط چشمی ملایم داشته باشید و کمی به جلو متمایل شوید.

6) برای ابراز خشوع، به هنگام دست دادن، دست رو به بالا و در برخورد اول، گردن کمی کج باشد.

حتما مقالات مربوط به آموزش فروش در بازاریابی شبکه ای (در بخش مقالات آموزش بازاریابی) را مطالعه کنید:

سایر مقالات سایت:

آموزش بازاریابی

آموزش موفقیت

کیفیت فکر کردنتان را افزایش دهید

هر شخصی در زمانی که به این دنیا می آید می تواند در آینده فرد ثروتمند و توانگری باشد. در یک سری از تست های مربوط به IQ که بر روی کودکان دو تا چهار سال انجام شده است، نود و پنج درصد از این کودکان از نظر خلاقیت و کنجکاوی در سطح بالایی قرار داشتند. این کودکان ذهن هایی پرسشگر و با توانایی تفکر انتزاعی داشتند. زمانی که همین کودکان در هفت سالگی مورد بررسی قرار گرفتند تنها پنج درصد از آن ها هنوز سطح بالایی از خلاقیت را از خود نشان می دادند. در سال های بعد، آن ها پیروی کردن را یاد گرفتند. در حقیقت آن ها یاد گرفتند برای گذران زندگی باید با مسیر همراهی کرد.

خطرات انطباق و پیروی کردن از مسیر

آن ها یاد می گیرند چگونه از استانداردها جامعه پیروی کنند، یاد می گیرند چگونه مرتب و درست بنشینند، به آن ها همان چیزی که به دیگر کودکان گفته می شود، گفته می شود و به آن ها یاد داده می شود مانند دیگر بچه ها باید رفتار کنند. با گذشت زمان آن ها حس بی باکی خود را از دست می دهند. در حقیقت با مرور زمان آن ها یاد می گیرند که ایده ها و بینش های خود را باعث تفاوت شان می شود را نادیده بگیرند.

به شدت دنبال ایده های جدید باشید

سندروم موسوم به Not invented-here که در بسیاری از کمپانی های بزرگ دیده می شود در حقیقت نسخه ی مربوط به بزرگسالان جمله "قایق را تکان نده" می باشد (یعنی چیزی نگوید یا انجام ندهید که باعث مشکل شود). اما خوشبختانه چون خلاقیت یک ویژگی ذاتی شماست و در طبیعت هر انسانی وجود دارد. شما هرگاه که اراده کنید می توانید بدون توجه به این که آخرین بار چه زمانی از آن بهره برده اید، آن را دوباره به کار بگیرید.

تمرین عملی

دو عملی که با انجام دادن آن ها می توانید شروع به تفکر خارج از چاجوب ذهنی بکنید به قرار زیر است:

• اول اینکه، همیشه تصور کنید راهی بسیار ارزان تر، بسیار بهتر و سریع تری برای انجام کارتان وجود دارد. راهی که ممکن است شخص دیگری آن را یافته باشد و به وسیله آن کسب و کار شما نابود شود.
• دومین کار این است که تصور کنید دقیقا برعکس کاری که در حال انجام آن هستید را انجام می دهید. اجازه دهید ذهنتان آزادانه در مورد مسائل فکر کند تا بتواند راه هایی که ممکن است کسب و کارتان را تغییر دهد را به شما معرفی کند.