یک بار مارک تواین می گفت که اگر اولین کاری که هر روز صبح انجام میدهی این باشد که قورباغه زند ه ای را قورت بدهی، بقیه روز خیالت راحت خواهد بود، چون می دانی که بدترین اتفاقی را که ممکن است در تمام طول روز برایت پیش بیاید را پشت سر گذاشته ای. در حقیقت قورباغه شما بزرگترین و مهمترین کاری است که باید انجام دهید، همان کاری که اگر در مورد آن فکری نکنید به احتمال زیاد در انجام آن تعلل و تنبلی خواهید کرد.

اگر قرار است که دو تا قورباغه را بخوری، اول قورباغه ای را که زشت تر است بخور. منظور از عبارت فوق این است که اگر دو کار مهم را باید انجام بدهید، اول کاری را که بزرگ تر، سخت تر و مهم تر است را انجام دهید. خودتان را موظف کنید که کارتان را فورا شروع کنید، سپس مداومت به خرج دهید تا آن را قبل از شروع کار دیگری به اتمام برسانید.

اگر باید قورباغه ی زنده ای را قورت بدهی، نشستن و مدت طولانی به آن چشم دوختن هیچ فایده ای ندارد. راه رسیدن به بهره وری و کارایی در سطح عالی این است که این عادت همیشگی را در خودتان ایجاد نمایید یعنی هر روز صبح ابتدا به اصلی ترین و مهمترین کار خود بپردازید. باید برنامه روزانه تان این طور باشد که هر روز صبح قبل از پرداختن به هر کار دیگری بدون صرف وقت زیادی برای فکر کردن، اول قورباغه خود را قورت دهید.

فورا دست به کار شوید

افراد موفق و کارآمد کسانی هستند که مستقیما به سراغ کارهای مهم خود می روند، سپس سعی می کنند که به طور مداوم و با تمرکز به انجام کارهای خود ادامه دهند تا اینکه آن کارها را به اتمام برسانند. یکی از بزرگترین مشکلاتی که سازمان ها را درگیر خود کرده است " شکست در انجام کارها" است. بسیاری از مردم فعالیت و مشغولیت را با موفقیت اشتباه می گیرند ، مثلا مدام صحبت می کنند، جلسات کاری بیشماری تشکیل می دهند و برنامه ریزی های فوق العاده ای انجام می دهند، اما در بررسی ها مشخص می شود که هیچ کاری انجام نشده است و نتایج مورد انتظار به دست نیامده است.

اعتیاد مثبت در خودتان ایجاد کنید

شما می توانید در خودتان یک" اعتیاد مثبت" نسبت به لذتی که از احساس شایستگی، لیاقت و اعتماد به نفس حاصل از موفقیت نشات می گیرد،ایجاد کنید.

وقتی چنین اعتیاد مثبتی را در خودتان به وجود آوردید به طور ناخودآگاه ، زندگیتان را طوری سامان دهی می کنید که به طور پی در پی پروژه ها و کارهای مهمتری را شروع کرده و به اتمام می رسانید. در حقیقت، شما به موفقیت و همکاری با دیگران اعتیاد مثبت پیدا می کنید.

راه میان بری وجود ندارد

تمرین کردن، راه تسلط یافتن بر هر مهارتی است. خوشبختانه، ذهن شما مثل یک عضله عمل می کند که هر چه بیشتر از آن استفاده کنید قوی تر و ورزیده تر می شود. با تمرین کردن هر رفتاری را می توانید یاد بگیرید. همچنین می توانید هر عادتی را که فکر می کنید ضروری است یا مطلوب شماست، در خودتان ایجاد نمایید.

تمرین عملی

قورباغه ای را که شما باید قورت بدهید چیست؟ سخت ترین کاری که باید هر روز انجام دهید، چه کاری است؟ وقتی قورباغه تان را مشخص کردید، این عادت را در خودتان ایجاد کنید که هر روز صبح بعد از بیدار شدن از خواب، سخت ترین و مهمترین کارتان را اول انجام دهید.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.

جلسات کاری، سومین عامل اصلی اتلاف وقت در دنیای کار هستند. %50 زمان کاری صرف این جلسات می شود، چه جلسات گروهی باشند و چه دو نفره. در ارزیابی سودمندی هر یک از این دو نوع جلسات، مشخص می شود که حداقل %50 از این زمان بدون هیچ نتیجه ای اتلاف می شود. این بدین معناست که %25 زمان کاری در یکی از این دو نوع جلسات به هدر می رود.

با وجود این، جلسات کاری چیز بی فایده ای نیستند. در کسب کار، این جلسات برای تبادل اطلاعات، حل مشکلات و بررسی چگونگی پیشرفت کاری، ضروری به نظر می رسند اما باید مدیریت شوند و طوری مورد استفاده قرار بگیرند که سودمند و نتیجه بخش باشند.

با استفاد از هفت روش زیر می توانید کارایی این جلسات را بالا ببرید و نتایج حاصل از برگزاری آنها را بهبود ببخشید.

1. آیا چنین جلساتی ضروری هستند؟

در بازنگری مشخص می شود که بسیاری از این جلسات غیر ضروری هستند. به جز برگزاری جلسه، راههای دیگری نیز وجود دارد که شما چه جلسه ای برگزار کنید و چه نکنید، بتوانید به یک نتیجه واحد دست پیدا کنید. می توانید بدون داشتن جلسه، با انتشار یک یادداشت در شرکت به نتیجه مورد نظرتان برسید. می توانید کنفرانس تلفنی داشته باشید و یا می توانید با هر یک از افراد به طور جداگانه صحبت کنید حتی می توانید بحث در مورد مسئله ای را به جلسه و یا به زمان دیگری موکول نمایید.

اگر جلسه ای ضروری نیست، در صورت امکان از برگزاری آن اجتناب کنید. اگر جلسه ای ضروری است آن وقت از خودتان بپرسید " آیا حضور من در جلسه ضروری است؟ " اگر حضورتان در جلسه ضروری نیست در آن شرکت نکنید. اگر حضور فرد دیگری در جلسه ضروری نیست، اطمینان حاصل نمایید که آن فرد می داند که مجبور نیست در جلسه شرکت داشته باشد.

2. یک دستور جلسه بنویسید

اگر به این نتیجه رسیدید که برگزاری جلسه ضروری است، برای آن هدف مشخصی داشته باشید و دستور جلسه ای برای آن بنویسید. ابزار فوق العاده ای که برای مدیریت زمان در دستان شما قرار دارد این است که در یک پاراگراف هدف از تشکیل آن جلسه را بنویسید. با این جمله شروع کنید: " ما این جلسه را برای رسیدن به این هدف خاص برگزار می کنیم" سپس اهداف جلسه را بنویسید. این یک روش بسیار خوب برای نظم بخشیدن به کارهایتان می باشد.

دستور کار و یا فهرستی از تمام موضوعاتی که باید در جلسه به آنها پرداخته شود، تهیه نمایید. در کنار هر موضوع نام فردی را که باید در مورد آن موضوع خاص صحبت کند، یادداشت کنید. حداقل 24ساعت قبل از تشکیل جلسه، دستور کاری را که تهیه کرده اید بین کارکنان توزیع نمایید تا اینکه هر فردی مطلع باشد که از او چه انتظاری می رود. شما می خواهید که همه مطلع باشند که هدف از تشکیل جلسه چیست و چه موضوعاتی مورد بحث و گفتگو قرار خواهند گرفت. این روش در جلسات دونفره با رئیس شرکت، در جلسات با کارکنان زیردست، با مشتریان، با تامین کننده گان و هرکس دیگری می تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

3. جلسه را درست در زمان تعیین شده آغاز و تمام کنید

برای آغاز و پایان جلسه زمان مشخصی را تعیین نمایید. اگر قرار است که جلسه از ساعت 8 تا 9 برگزار شود آن را درست سر ساعت 8 آغاز کرده و سر ساعت 9 به اتمام برسانید. بدترین نوع جلسات، آنهایی هستند که سر ساعت مشخصی آغاز می شوند اما زمان پایان مشخصی ندارند.

قانون دیگری وجود داردکه می گوید: منتظر کسی که تاخیر دارد، نمانید. فرض کنید آن کسی که تاخیر دارد، اصلا به جلسه نخواهد آمد و سر ساعت مقرر جلسه را آغاز کنید. غیر منصفانه است که افرادی را که به موقع در جلسه حضور یافته اند با منتظر نگه داشتن برای رسیدن کسی که تاخیر دارد و اصلا مشخص نیست که به جلسه برسد یا خیر، جریمه کنید. بسیاری از شرکت ها چنین رویه ای را دارند که جلسه سر ساعت مقرر شروع می شود و در سالن از داخل قفل می گردد بدین ترتیب کسانی که دیر به جلسه می رسند اجازه ورود به جلسه را پیدا نمی کنند. با این روش شما مطمئن می شوید که آنها دفعه بعد دیر به جلسه نخواهند رسید.

4. نخست به موضوعات مهم بپردازید

وقتی برای جلسه تان، دستور کار می نویسید، قانون 20/80 را به کار ببرید. دستور جلسه را طوری برنامه ریزی کنید که موضوعات اصلی که %20 از دستور کار شما را تشکیل می دهند، اول مورد بحث و بررسی قرار بگیرند. بدین ترتیب اگر وقت جلسه به اتمام برسد شما موضوعاتی را که %80 از اهمیت جلسه تان به آنها بستگی دارد، قبل از اتمام وقت مورد بحث وبررسی قرار داده اید.

5. خلاصه ای از نتیجه هر بحث تهیه نمایید

وقتی هر موضوعی را که در دستور کارتان مشخص نموده اید، مورد بحث و بررسی قرار دادید، از نتیجه بحث خلاصه ای تهیه کنید و سپس بحث و گفتگو را تمام کنید. قبل از این که به موضوع بعدی بپردازید، در مورد موضوع قبل به یک توافق نهایی برسید. قبل از ادامه کار، بازگو کنید که در هر موضوع چه تصمیمی گرفته شده و چه توافقی حاصل گردیده است.

6. به هر کس مسئولیت خاصی را محول کنید  

اگر تصمیماتی اتخاذ شده، برای انجام هر یک از آنها به هر فرد مسئولیتی را محول نمایید و برای انجام آن کار مهلت تعیین کنید. به خاطر داشته باشید که بدون تعیین مسئولیت برای هر فرد و تعیین مهلت برای انجام آن کار، بحث و بررسی و رسیدن به توافق، صرفا یک گفتگوی عادی خواهد بود و هیچ نتیجه ای دربر نخواهد داشت.

7. نتیجه بحث و بررسی هایتان را صورت جلسه کرده و بین کارکنان پخش کنید

راهی که می توانید ثمربخشی جلسات تان را به بیشترین حد خود برسانید این است که صورت جلسه ای از موضوعات بحث شده، تهیه نمایید سپس ظرف 24 ساعت آن را بین کارکنان پخش کنید. فردی که یادداشت های دقیقی از جلسه تهیه می کند یک هفته و یا یک ماه بعد می تواند تا حد زیادی سوء تفاهم های احتمالی را برطرف کند. دستور جلسه ای که از قبل تهیه شده و صورت جلسه ای که ظرف مدت کوتاهی بعد از تشکیل جلسه انتشار پیدا می کند، به شما این اطمینان را می دهد که همه کارکنان از مسئولیت های محول شده به خودشان و موعد مقرر آنها مطلع هستند.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.

از قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید

ذهن شما، توانایی شما در فکر کردن، برنامه ریزی و تصمیم گیری، مهمترین ابزار شما برای غلبه بر به تعویق انداختن کارها و افزایش بهره وری شماست. توانایی شما در تعیین اهداف، برنامه ریزی و عملیاتی کردن آن هاست که مسیر زندگی شما را مشخص می کند. بسیاری از فعالیت های فکری و برنامه ریزی شما قدرت های ذهنی تان را آزاد خواهد کرد، این اعمال مانند یک چاشنی برای قوه خلاقیت شما و افزایش دهنده انرژی ذهنی و فیزیکی شما عمل می کنند.

توانایی برنامه ریزی شما قبل از شروع هر کاری در حقیقت معیاری برای میزان جدیت شماست. مساله مهم تر این است که برنامه شما باعث آسان تر شدن مبارزه تان برای به تعویق نیانداختن کارها می شود، پس همین الان این کار را شروع کنید و آن را ادامه دهید.

هر دقیقه ای که شما برای برنامه ریزی صرف می کنید چند دقیقه در کارتان برای شما صرفه جویی خواهد کرد. برنامه ریزی برای روزتان چیزی در حدود ده یا دوازده دقیقه زمان خواهد برد اما همین سرمایه گذاری اندک، حداقل دو ساعت(100 الی 120 دقیقه) از اتلاف وقت و تلاش های پراکنده شما را ذخیره خواهد کرد.

وقتی این موضوع که یک برنامه ریزی مفید چگونه می تواند باعث افزایش بهروه وری و کارایی شما شود را در نظر می گیریم قطعا این مساله که عده کمی از افراد این مساله را هر روز انجام می دهند برای ما عجیب خواهد بود. باید این مساله را در نظر گرفت برنامه ریزی کار کاملا ساده ای نیز می باشد، تمام چیزی که شما بدان نیاز دارید یک تکه کاغذ و یک مداد است. بسیاری از برنامه های کامپیوتری پیچیده و ... بر اصل مشابه با برنامه ریزی بنا شده اند و این اصل چیزی نیست جز این که قبل شروع، لیستی از هر آن چه لازم است انجام شود تهیه کنید.

تهیه لیست را به یک عادت برای خود تهیه کنید

همیشه از روی لیست کار کنید و هرگاه که فعالیت جدید اضافه می شود حتما آن را به لیست اضافه کنید قبل از آن که اقدام به انجام ان بکنید. شما می توانید از روز اولی که مشغول به انجام کارها از لیست شدید چیزی در حدود بیست و پنج درصد بهره وری و خروج کارتان را افزایش دهید.

شب قبل و در پایان یک روز کاری لیست خود را بررسی و تنظیم کنید. هر آن چه که موفق به انجام آن نشدید را به برنامه روز بعد انتقال دهید و سپس کارهایی که روز بعد باید انجام دهید در لیست قرار دهید. وقتی شما عصر یا شب روز قبل به تنظیم لیست کارها اقدام می کنید، قسمت ناخودآگاه ذهن شما تمام شب که شما در خواب هستید روی این برنامه ها کار می کند. در نتیجه وقتی از خواب بیدار می شوید ذهن شما برای تان ایده های بزرگ و دید مناسبی برای این که چگونه کارها را سریع تر و بهتر انجام دهید، خواهد داشت.

هر چه شما زمان بیشتری برای تهیه یک لیست مفید از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید، میزان تاثیر آن را در کارهایتان خواهید دید.

انواع لیست ها

لیست های مختلفی بسته به نوع هدفی که به دنبال آن هستید وجود دارد. در ابتدا شما باید یک لیست اصلی (master list) تهیه کنید که در آن تمام چیزهایی که فکر می کنید زمانی در آینده باید آن ها را انجام دهید را لیست کنید. در حقیقت اینجاست که باید هر ایده ای در مورد وظایف و تکالیفی که باید انجام دهید به ذهن تان می آید را تعیین کنید. بعد از مرحله است که شما می توانید آیتم ها را طبقه بندی کنید.

نوع دوم از لیست، لیست ماهانه می باشد که شما برای ماه پیش روی تان باید تنظیم نمایید. این لیست ممکن است شامل آیتم هایی باشد که از لیست اصلی انتقال داده شده است.

نوع سومی از لیست وجود دارد که بدان لیست هفتگی گفته می شود که در آن شما کل هفته تان را برنامه ریزی می کنید. این لیست شامل کارهایی که در هفته پیش روی باید انجام دهید، می شود.

در آخر باید آیتم ها را از لیست های ماهانه و هفتگی باید به لیست روزانه مان انتقال دهیم. این لیست شامل وظایفی است که باید در طول روز به انجام برسانید.

وقتی کاری که در لیست تان است را انجام می دهید جلوی آن یک تیک برای به انجام رساندن آن بزنید. این کار باعث می شود یک دید کلی در مورد تکمیل کارهای خود داشته باشید. این کار باعث ایجاد نوعی حس موفقیت و حرکت رو به جلو در شما خواهد شد. با این کار شما خود را در حال پیشرفت در انجام کارهای لیست تان خواهید دید که این مساله باعث نوعی حس محرک برای انجام ادامه وظایف تان می شود. با این کار حس اعتماد به نفس در شما تقویت می شود. پیشرفت های قابل مشاهده و پایدار شما به سمت جلو به شما برای غلبه بر تعلل در کارها کمک شایانی خواهد کرد.

ما به تازگی یک کانال تلگرام خصوصی به نام سرمایه گذاری و بازنشستگی سریع ایجاد کردیم که به شما کمک می کنیم تا در مدت 3 الی 5 سال بتونید با سرمایه گذاری درست و به موقع در سهام به بازنشستگی سریع برسید. برای عضویت در کانال تلگرام خصوصی ما کافیه به دایرکت پیج اینستاگرام و یا شماره همراه:  09365763452 در واتس اپ پیام بدید تا شرایط عضویت براتون ارسال بشه.

راستی اگر برای کسب و کارتان هنوز وب سایت راه اندازی نکردید، ما در تیم نی وک می تونیم این کار رو برای شما انجام بدیدم. حتما به نمونه کارهای طراحی وب سایت ما سر بزنید.