تعاملات شما با دیگران وقت زیادی از شما می گیرد. شما می توانید این هدر رفت زمان را با یادگیری استراتژی های مدیریت زمانی که برای شما تعاملات سازنده را ایجاد می کند، از بین ببرید. شما می توانید کارایی تان را با بهبود کیفیت ارتباطات خود به حداکثر برسانید.

نداشتن یک ارتباط شفاف نوعی هدر دادن زمان است

یکی از اصلی ترین مواردی که باعث هدر رفتن زمان می شود مساله نبود یک ارتباط شفاف و واضح بین افراد در مورد وظایف، اهداف و نقش هاست. مردم نمی دانند از آن ها انتظار می رود چه کاری انجام بدهند، چگونه آن را انجام دهند و با چه میزان این کار را باید انجام دهند.

نداشتن ارتباط شفاف عموما منجر به ناکارآمدی، عصبانیت، ناخوشنودی و سرخوردگی می شود. معمولا به زمان زیادی برای واضح کردن موضوع و رفع مشکل پیش آمده ناشی از این سوءتفاهم نیاز است تا بتوان وضعیت را به حالت عادی خود برگرداند.

شاید چیزی در حدود هضتاد و چنج درصد از شادی ها و ناراحتی های شما در زندگی به نوعی با مردم مرتبط باشد. مساله عدم درک درست از یک ارتباط و شفاف نبودن آن باعث یک هدر رفت بزرگ در زمان شما می شود، همچنین به میزان قابل توجهی کارآمدی شما را تحت تاثیر قرار می دهد. در پایان ذکر این نکته لازم است که تمام این مشکلات با یک مدیریت زمان مناسب قابل حل است.

واضح نبودن اولویت ها و سطح کارایی

نداشتن درک درست از اولویت ها اغلب کار شما را به کاری اشتباه، در زمان اشتباه و کاری با دلیل نادرست تبدیل می کند. گاهی این مساله می تواند به سطح اشتباهی از کیفیت منجر شود و یا اینکه شاید مشکل این باشد که شما در حال کارکردن برای فرد اشتباهی هستید.

یک عامل بسیار مهم برای انگیزه بالا در کار که باعث افزایش کارایی می شود مساله " دانستن دقیق آنچه که از ما انتظار می رود" است. به بیان دیگر اصلی ترین شکایت و عامل کاهش انگیزه کارکنان همین "ندانستن چیزی که از آن ها انتظار می رود" است.

به منظور از بین بردن اتلاف زمان و افزایش کارایی، شما نیاز دارید که کارتان و آنچه انتظار می رود انجام دهید را به روشنی درک کرده باشید. شما نیاز دارید نسبت به نتایج لازم و استانداردهای اجرایی به صورت روشنی و شفافی توجیح باشید. باید نسبت به ضرب العجل ها و زمان بندی ها کاملا  اشراف داشته باشید. شما حتما باید به روشنی از پاداش ها برای انجام خوب یک کار و یا عواقب درست انجام ندادن آن آگاهی داشته باشید. در پایان یادآور می شویم اگر قصدتان برای مدیریت زمان جدی است، شفافیت و روشنی همان چیزی است که می خواهید.

واگذاری وظایف به صورت نادرست و مدیریت ضعیف زمان

واگذار کردن نادرست کار به دیگران یا از سمت آن ها به شما، یکی از عوامل به وجود آمدن مشکلات و نا امیدی بین کارمند و مدیر می باشد. این کار یکی از اصلی ترین عوامل هدر رفتن زمان می باشد اما یک تکنیک موثر مدیریت زمان برای آن وجود دارد.

یکی از بخش های مهم رسیدن به موفقیت در زندگی این است که بهترین تصور را از نیات و خواست هرکس داشته باشیم. شما نیز حتما فکر کرده اید که هر فردی می تواند کاری را که به خوبی انجام دهد که به آن نگاه خوبی دارد و فکر می کند باید انجام دهد. واگذاری وظایف به صورت ضعیف یکی از مهمترین عوامل کارایی پایین افراد با استعداد می باشد و باعث انجام کار اشتباه توسط آن ها می شود. تمام این مسائل باعث می شود که فرد احساس بی فایده بودن و ناخشنودی نماید.

نامشخص بودن اختیارات و سلسه مراتب

یکی دیگر از مواردی که باعث اتلاف زمان می شود مشخص نبودن اختیارات و مسئولیت هاست. در این حالت افراد نمی دانند که چه کاری باید انجام دهند، چه زمان این کار تمام خواهد شد و سطح استاندارد کیفیت برای انجام آن کار چقدر است. این مساله که باید به چه کسی گزارش دهند آن ها را گیج می کند، از خود می پرسند چه کسی مسئول است؟ چه کسی رئیس است؟

اطلاعات ناکافی

یکی از مهمترین دلایل اتلاف زمان در کسب و کار، اطلاعات ناکافی است. این اطلاعات ناقص منجر به فرضیات و نتیجه گیری های نادرست خواهد شد که قطعا باعث کاهش کارایی فرد می شود. شاید کمی به نظرتان عجیب باشد که چطور برخی از مردم بر اساس این اطلاعات نادرست، فرضیات و نتیجه گیری های نادرستی می کنند.

یک سرپرست ماهر زمان کافی برای طرح کردن سوالات خود در نظر می گیرد، او به دقت به پاسخ های گرفته شده گوش فرا می دهد و پس از آن تصمیم گیری می کند. اگر اطلاعات بدست آمده دارای نقاطی مشکوک باشند این افراد سعی می کنند با بررسی دقیق تر اطلاعات از صحت آن ها اطمینان حاصل کنند.

جلسات بی هدف و مکرر

بسیاری از جلسات، یا جلسات بی هدف عموما بدون دستور جلسه، جهت و نتیجه خاصی به پایان می رسند که این مساله خود وقت زیادی از افراد تلف می کند. این گونه جلسات عموما بدون نتیجه شروع و به پایان می رسند. در این جلسات هیچ مشکلی حل نمی شود و هیچ تصمیم مفیدی گرفته نمی شود. عموما در این جلسات هیچ مسئولیتی به کسی داده نمی شود و برای کاری زمان بندی عملی در نظر گرفته نمی شود. این جلسات قاتل زمان هستند و هیچ سودی برای شما نخواهند داشت پس تا آنجایی که می توانید از آن ها پرهیز نمایید.

عدم شفافیت در مورد شغل

فقدان اطلاعات یا شفاف نبودن ارتباطات در مورد مسائل مهم و تاثیرگذار بر کار فرد، توانایی زیادی برای هدر دادن زمان دارد. در بررسی انجام شده بر روی انگیزش کارکنان و میزان بهره وری، بهترین شرکت به عنوان مکان هایی تعریف شد که فرد در آن ها احساس کند که به عنوان یک مهره درونی و آگاه نسبت به آن چه در مجموعه می گذرد، در آن شرکت کار می کند. بدترین مکان ها برای کار نیز جاهایی توصیف شد که فرد در آن از آنچه در آنجا می گذرد اطمینان نداشت. در این شرایط، افراد در مورد مسئولیت هایشان اطمینان ندارند، در مورد کارشان به یقین نرسیده اند و در مورد هر عامل ریسکی بسیار محتاط هستند. وقتی فرد نداند چه چیزی در حال جریان است دور از انتظار نخواهد بود که شاهد کاهش انگیزه و عملکرد باشیم.

افراد باید هر آنچه که در شرکت شان می گذرد و با کاری که انجام می دهند در ارتباط است را بدانند. شرکت های موفق و پیشرو، جو باز و صادقانه ای با کارمندان خود دارند و این مساله باعث ارتقای سلامت شرکت ها خواهد شد.

کارمندان باید بدانند که چه چیزی در حال وقوع است تا بتوانند تصویری از آنچه که باید باشند و انجام دهند را برای خود ترسیم کنند. وقتی کارمندان در توجیه نشده باشند شاهد میزان زیادی از اتلاف زمان مرتبط با بحث ها، تصمیمات و شایعات خواهیم بود که در نهایت همه این مسائل موجب کاهش میزان کارایی آن ها خواهد شد.

شخصیت چیست؟ شخصیت و کاراکتر شما در حقیقت میزان درآمیخته شدن زندگی تان با ارزش های تعالی دهنده است. شخصی که فاقد شخصیت باشد در حقیقت ارزش های بالاتر و متعالی تر را به خاطر ارزش های سطح پایین و گاهی اوقات به خاطر هیچ نادیده گرفته است. تبعیت شما از آنچه که درست و بر حق می پندارید شما را به آنچه که در حال حاضر هستید تبدیل کرده است.

مشخص کنید چه چیزی برایتان فضیلت و مزیت محسوب می شود

واضح است که یکی از ارزش های هر فردی همین فضیلت ها و مزیت هایش است. ممکن است شما برای خود "مزیت" را اینگونه تعریف کنید:" برای من فضیلت رسیدن به بهترین درجه در هرکاری که انجام می دهم مزیت مهمی است. من سعی می کنم کارهایم را در هرشرایطی به بهترین شکل ممکن انجام دهم. من پیوسته در تلاش هستم که در کارم بهتر شوم. من هر روز تلاش می کنم تا در هر چه که انجام می دهم از قبل بهتر شوم". پس فراموش نکنید با خود فکر کنید و آنچه که برایتان فضیلت و مزیت است را به وضوح مشخص کنید.

فعالیت هایتان را سر و سامان دهید

با یک تعریف واضح مانند آنچه در بالا ذکر شد، شما می توانید به اصولی شفاف برای سامان دادن فعالیت هایتان برسید. شما می توانید یک استاندارد برای ارزیابی رفتارتان مشخص کنید. شما می توانید برای تصمیم گیری هایتان یک چارچوب در نظر بگیرید. در حقیقت شما دارای معیاری خواهید بود که به کمک آن می توانید آنچه که انجام می دهید را با آنچه که می خواهید مقایسه کنید. شما می توانید فعالیت هایتان را به صورت پیوسته در قالب "بیشتر" یا "کمتر" نمره دهید.

تصمیم بگیرید که واقعا چه چیزی برای خانواده تان می خواهید

این مساله نیز شبیه باقی ارزش هایتان است. اگر برایتان خانواده ارزش است شما تعاریف زیر را ممکن است انجام دهید:" نیازهای خانواده من نسبت به هرچیز دیگری در اولویت قرار دارد. برای من یک عضو شایسته برای خانواده بودن نسبت به هر علاقه دیگری در جایگاه بالاتری قرار می گیرد."

تمرکزتان را حفظ کنید

بعد از آنکه ارزش را برای خود مشخص کردید، انتخاب ها برایتان ساده تر می شود و خانواده تان در اولویت قرار می گیرد. از این پس شما می توانید با رضایت کامل تلاش هایتان را در جهت رفع نیازهای خانواده متمرکز کنید و زمان کمتری را برای کارهای با ارزش کمتر صرف خواهید کرد.

شخصیت تان را شکل دهید

یکی از موضوعات جالب در مورد این روشن کردن ارزش ها این است که شما را قادر خواهد ساخت راحت تر شخصیت خود را شکل دهید. زمانی که ارزش های شما و اهدافتان، زندگی شخصی و ... همگی کاملا در یک راستا و تنظیم باشند شما حس فوق العاده ای نسبت به خودتان پیدا خواهید کرد. حس اعتماد به نفس بالایی به شما دست خواهد داد.

وقتی شما به یک تطابق مناسب بین اهدف و ارزش هایتان می رسید احساس قوی بودن، شادی و سلامت به شما دست خواهد بود. فرد در این موقعیت احساس یکپارچه بودن می کند. نوعی حس شجاعت در فرد ایجاد می شود که تصمیم گیری و انجام عمل را برای او ساده می کند. زمانی که شما شروع به زندگی بر اساس ارزش هایتان می کنید تمان زندگی شما تحت تاثیر قرار می گیرد.

تمرین عملی

در ادامه دو راه برای عملی کردن سریع این ایده ها برای شما بیان می کنیم. اول اینکه، یک توصیف شفاف و مکتوب از چیزهایی که برایتان ارزشمند به شمار می آیند تهیه کنید. از این لحظه به بعد تصمیم بگیرید این ارزش ها را در زندگی تان دنبال کنید.

دومین توصیه این است که زندگی تان را به صورت همه جانبه با ارزش ها، خصلت ها و کیفیت هایی که بسیار برایتان مهم هستند همراستا کنید.

وقتی برنامه ریزی هایتان را انجام دادید، باید خلاصه ای از اهداف تان را به زمان حال بنویسید گویا در آن لحظه که دارید خلاصه ای از اهداف تان تهیه می کنید همان فرد موفقی هستید که به آن اهداف و برنامه ها جامه ی عمل پوشانده است.
 خلاصه ای که از اهداف نوشته می شود، معمولا نوشته هایی شخصی هستند و با نگرشی مثبت و امیدوارکننده نوشته می شوند.

به طور شایسته خود را برای موفقیت آماده کنید
وقتی در خلاصه ی اهداف تان، عبارات خود را به زمان حال می نویسید و اصطلاحاٌ زمان حال را در نوشته تان به کار می برید و همچنین ضمیر اول شخص را به کار می برید ذهن ناخودآگاه شما این عبارات را به عنوان یک دستور می پذیرد و از آنها تبعیت می کند. به طور مثال می توانید جمله ای مانند جمله ی زیر را در خلاصه ی اهداف تان بنویسید:
" من یک فروشنده ی بی نظیر هستم "
بعد از هر ملاقاتی که با خریداران احتمالی ِ کالاهایتان دارید باید سریعاٌ به خلاصه ی اهداف تان نگاهی بیاندازید و از خودتان بپرسید که آیا رفتار و عملکرد اخیرتان شبیه به آن فردی که می خواهید باشید، هست یا نه؟ به عنوان یک فروشده ی ماهر و درجه یک، شما همیشه عملکرد فروش خود را با استاندارهایی در سطح بالا مقایسه می کنید و فعالیت های خود را با آن استاندارها مطابقت داده و هماهنگ می کند. دائما سعی می کنید که بهتر از قبل باشید. در هر صورت شما هر روز به طور سنجیده و حساب شده کار می کنید تا اینکه بیشتر و بیشتر شبیه به آن فرد ایده آلی شوید که دوست دارید باشید.

مشخص کنید که خلاصه ی اهداف تان چه چیزی باید باشد
هدف شما این است که یک سال دیگر در همین روز، وقتی یکی از مشتریان دائمی شما با یکی از خریداران احتمالی کالاهای شما در رستورانی نهار می خورد و خریدار احتمالی از مشتری شما درخواست می کند که ویژگی هایی را که شما به عنوان یک فروشنده، از آنها برخوردار هستید را با جزئیات تشریح کند، کاری که مشتری شما انجام می دهد این است که خلاصه اهدافی را که شما برای خودتان در کسب و کارتان تعیین کرده اید را برای خریدار احتمالی تشریح می نماید. نحوه ی رفتار شما با مشتری آنقدر عالی است که مشتری با آب و تاب و با عباراتی پر شور و هیجان انگیز ویژگی های شما را برای افراد دیگر که خریداران احتمالی کالاهای شما هستند توصیف می کند.

خودتان را با خودتان مقایسه کنید
زمانی که اهداف تان را مشخص کردید و خلاصه ای از آن تهیه نمودید، می توانید آن را دوباره بخوانید، مورد بررسی قرار دهید، اصلاحش کنید و دائماٌ آن را ارتقا داده و بهتر کنید. می توانید موارد جدیدی را به لیست اهداف تان اضافه کنید و حتی می توانید اهدافی را که قبلاٌ در لیست تان قرار داده اید تعریف واضح تری از آنها ارائه کنید تا اینکه اهداف تان مشخص تر و واضح تر گردند. این لیستی که از اهداف تان تهیه می نمایید در شما به یک باور تبدیل می شود و در زندگی تان به یک رهنمودی تبدیل می شود که نحوه ی رفتار شما را در تمام تعاملاتی که با دیگران دارید، تعیین می نماید. هر روز می توانید عملکرد و نحوه ی رفتارتان را مورد ارزیابی قرار دهید و آنها را با استانداردهایی که در خلاصه ی اهداف تان مشخص نموده اید، بسنجید.

منش و شخصیتی منحصر به فرد را در خودتان ایجاد کنید
در طی زمان، اتفاق خارق العاده ای خواهد افتاد. در حالی که شما خلاصه ی اهداف تان را بازخوانی می کنید و مورد بررسی قرار می دهید متوجه می شوید که تقریباٌ به طور ناخودآگاه، کلماتی را به کار می برید و یا طوری رفتار می کنید که بیشتر و بیشتر شبیه به آن فرد ایده آلی شوید که در خلصه ی اهداف تان ویژگی های آن را ترسیم کرده اید. دیگران خیلی سریع متوجه ی این تغییرات در شما می شوند. در طی زمان متوجه خواهید شد که شما حقیقتاٌ درون خودتان یک نوع منش و شخصیتی را ایجاد می کنید که شما آن را در وجود دیگران می بینید و  آن نوع شخصیت را تحسین می کنید و دوست دارید که آن شخصیت و ویژگی را در خودتان نیز داشته باشید. شما تبدیل به فردی خواهید شد که آینده و سرنوشت اش را خودش رقم می زند. بعد از اینکه  روش ( ای بی سی ) را در تهیه ی خلاصه اهداف تان به کار بردید حالا شما کاملاٌ آماده هستید که مهمترین کارهایتان را با سرعت بیشتری به انجام برسانید.

تمرین عملی
اولاٌ، تصور کنید که یکی از مشتریان شما با یکی از خریداران احتمالی کالاهای شما ملاقاتی دارد. اگر تصور کنیم که چنین اتفاقی خواهد افتاد، شما دوست دارید که مشتری تان درباره ی شما چه چیزی به این خریدار احتمالی بگوید، دوست دارید که چگونه شما را توصیف کند؟ چه نحوه ی رفتاری را باید با مشتریان تان داشته باشید تا اینکه آنگونه که دوست داید شما را توصیف نمایند؟ به عنوان مثال شما دوست دارید که همه، شما را به عنوان فروشنده ای بشناسند که به مشتریان خود اهمیت می دهد. حالا باید ببینید که چگونه باید با مشتریان تان رفتار کنید تا باعث شود که شما را با این ویژگی خاص بشناسند و توصیف نمایند.
ثانیاٌ، لحن و نگرش شما نسبت به خودتان، مثبت و امیدوارکننده باشد. ذهن خود را با افکار و پیام های مثبت تغذیه کنید، افکاری را به ذهن تان راه دهید که اهداف و شخص ایده آلی که می خواهید شبیه آن باشید را برایتان توصیف می کند.